SUMÁRIO

• Administração do tempo
• Sensação de não ter tempo
• Somos “pobres de tempo”, e, ainda assim, “maus gastadores”
• O que é administração do tempo
• O gerente em face da administração do tempo
• Trabalhos inacabados e procrastinação
• Atividade
• Linkoteca
• Referências

Administração do tempo

 Instrutor Guima

Caras(os):

Em Administração Eficaz do Tempo, Rosa Krausz lista os sintomas da desorganização pessoal:

•  Deixar tarefas inacabados
• Mesas e gavetas entulhadas de papéis inúteis
• Fazer várias coisas, ao mesmo tempo, desordenadamente
• Incapacidade de concentrar-se no que está fazendo
• Falta de programação de tarefas/atividades
• Procrastinação crônica
• Não cumprir compromissos assumidos por esquecimento ou confusão
• Dificuldade constante em encontrar coisas procuradas

Pois bem, se você manifesta alguns desses sintomas, as dicas abaixo poderão ajudá-lo . Confira.

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Sensação de não ter tempo

Ainda não temos ideia de como funciona nossa percepção do tempo. Sentimos que “as horas voam” quando nos divertimos ou quando temos muitas coisas para fazer, e que os “ponteiros se arrastam” quando assistimos a uma palestra desinteressante ou quando não encontramos nada para fazer quando nos sobra tempo, mas não sabemos como isso funciona em nosso cérebro.

 “A percepção do tempo se dá em razão do momento, das circunstâncias, pressões, responsabilidades, obrigações, sonhos e metas”

 A capacidade de transcender o tempo e o esforço, seja na Internet, seja pilotando um avião, nos permite acelerar o ritmo da vida e dilatar os limites da velocidade. Por isso nos vem a sensação de ter menos horas disponíveis para os momentos de pausa e ócio.

Essa sensação de que não temos tempo no dia a dia tem duas origens. A primeira é de fonte emocional; a segunda decorre do planejamento inadequado, o que nos torna sempre ocupados, mas ineficazes.

Assim, se por qualquer motivo eu adio decisões ou estou fazendo um trabalho de que não gosto vem a sensação psicológica de “falta de tempo”, pois a “briga interna” me leva a gastar horas “sofrendo e me angustiando” com aquilo que poderia ser feito em minutos.

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Somos “pobres de tempo”, e, ainda assim, “maus gastadores”

“Uma parte dos problemas atuais é efeito do fato de que nossa cultura imagina ser carente de tempo. No futuro, o homem revelar-se-á um bom ou mau recurso natural em função da maneira como administra sua relação com o tempo.”

(BODIL JÖNSSON, física da Universidade de Lund, Suécia) [Apud. MENCONI, 2005]

Outro fator que multiplica a angústia neste mundo do excesso de informações é que comprimimos no mesmo período uma série de novas atividades. Aulas de línguas, natação, ioga, pós-graduação, cursos de reciclagem, cabeleireiro, supermercado.

A tecnologia, claro, facilitou o trabalho, mas trouxe consigo uma maior demanda, pressionando nosso trabalho. Quando estivermos imaginando o quanto a tecnologia nos promete em termos de melhoria da qualidade de vida, devemos refletir sobre estas palavras sábias de JACOB NEEDLEMAN:

Desde o início da Revolução Industrial, inúmeras invenções foram projetadas para economizar tempo. Entretanto, esses dois séculos de incrível avanço tecnológico nos induziram a um estilo de vida em que o tempo parece estar desaparecendo. Vivemos numa cultura que nos prende a uma armadilha: fazemos muitas coisas, assumimos muitas responsabilidades, e dizemos sim a muitas oportunidades. Como Jeremy Rifkin destacou, somos "esmagados por planos que não podem ser executados, compromissos que não podem ser honrados, agendas e prazos que não podem ser cumpridos". Essa é a nova pobreza: fazemos parte de uma sociedade rica materialmente, mas pobre em relação ao tempo. A qualidade do tempo dedicado ao convívio humano simplesmente desapareceu de nossas vidas. [Grifamos.]

(JACOB NEEDLEMAN,2005)

E a conclusão a que podemos chegar é esta:

Não somos mais senhores do nosso tempo. Esse vazio nos leva a preencher e  a matar o tempo com coisas que não são importantes. As pessoas não sabem o que fazer com o horário livre. Esse é o mal do mundo contemporâneo. O tempo não é livre, é sem sentido. [Olgária Matos, filósofa da USP]

[MENCONI, 2005]

O que fazer, então?

A única forma de sobreviver é trabalhar melhor, conseguir maior produtividade e resgatar uma parte do tempo para a constante atualização. A obtenção deste tempo para crescer como ser humano e como profissional só será conseguida através de uma atuação eficaz, adequada, inteligente e organizada. Isso significa estabelecer metas, planejar, eliminar desperdícios, definir prioridades, em resumo autoadministrar-se, ser proativo.

(KRAUSZ, s/d)

A sabedoria consiste em trabalhar menos e render mais, em sermos eficazes e produtivos, para que possamos aplicar o tempo em coisas nutritivas: aquelas atividades que nos alimentam como seres humanos e nos energizam como criaturas espirituais:

• ficar mais tempo na presença de quem gostamos: da família, dos amigos, dos confrades
• fazer aquilo que nos recompensa: trabalhar com prazer, desenvolver atividades sociais e religiosas
• cuidar de nós mesmos: lazer, esportes, cultura. E — por que não? — dar asas aos nossos sonhos, fantasias e projetos pessoais: fazer um curso no exterior, fazer aquela viagem inesquecível, ler boa literatura, escrever um livro, aprender a tocar um instrumento.     

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O que é administração do tempo

O objetivo básico da Administração do Tempo é aumentar a eficácia das pessoas que ocupam posições de supervisores, gerentes e executivos, permitindo que estes produzam mais em menos tempo, compatibilizando suas metas pessoais e profissionais com um menor desgaste e dispêndio de energia física e emocional.

Não existem receitas pré-fabricadas, nem uma única solução para cada um dos problemas relacionados com o uso do tempo. Há uma série de opções para solucionar dificuldades, problemas, barreiras e tensões e ninguém melhor do que você mesmo poderá selecionar as que melhor se ajustam ao seu caso.

A Administração do Tempo começa com a autodescoberta, isto é, como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.

[KRAUSZ, s/d]

O mau gerenciamento do tempo não provém da falta de conhecimento técnico, mas de hábitos, tendências, valores, características pessoais e comportamentos que levam a um estilo de vida onde o conjunto de variáveis faz com que a pessoa perca, ou nem tenha consciência da noção de administração do seu tempo pessoal.

[ULAF, 2005.a]

A síndrome da “falta de tempo” é responsável por um número significativo de mortes e aposentadorias prematuras. As doenças do coração causaram em 1978, nos Estados Unidos, 28% das mortes na faixa etária  de 35-44 anos, 38% n faixa de 45-54 anos e 47% na de 55-64 anos.

Uma outra pesquisa realizada pela revista INTERNATIONAL MANAGEMENT (Maio, 1984, pág. 42-48), com executivos de 10 países indica que os executivos brasileiros apresentam, comparativamente, alto índice de depressão, ansiedade e “stress”.

Dos 97 executivos brasileiros que participaram desta pesquisa, 40,9% foram considerados como sujeitos a risco de “stress” mental e as causas apontas foram:

• pressão de prazos e de tempo;
• excesso de trabalho;
• períodos longos de trabalho;
• subordinados não preparados;
• relações interpessoais;
• participação em reuniões.

                  [KRAUSZ, s/d]

Quando falamos em administrar o tempo, a primeira reação do ouvinte, na maioria das vezes é negativa. “Não sei administrar meu tempo”, “Isso é muito difícil”, “Duvido que alguém consiga aplicar essas técnicas de que falam em cursos”, “Não posso administrar meu tempo, pois o dia pra mim é cheio de imprevistos e nunca consigo fazer o que me proponho”, “Meu dia devia ter mais de 24hs”, “Meu chefe não me deixa livre para administrar meu tempo da forma como eu gostaria”... Enfim, dificilmente encontramos respostas positivas e otimistas quando tocamos neste assunto, no máximo, um “Eu quero muito aprender”. Realmente, a maioria das pessoas possui uma grande dificuldade em administrar o próprio tempo, e as razões são as mais variadas.

(FRANCIANE ULAF)

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O gerente em face da administração do tempo

Vivemos numa sociedade onde as pessoas são continuamente bombardeadas pela informação, mas apesar disto há indícios de que nossa habilidade de processá-las não tem aumentado proporcionalmente.

 (ROSA A. KRAUZS)

 Instrutor Guima

Caras(os):

Nos tópicos abaixo, vamos tecer alguns comentários sobre a administração do tempo por parte das pessoas que exercem algum tipo de "gerência". Como se sabe, esses profissionais são uns dos que mais sofrem com a "pressão do tempo", e as lições aplicadas a eles podem ser muito úteis a todos nós.

Vejamos.

Dereck Rowntree nos diz que “a habilidade de administrar o tempo é, com frequência, o que diferencia os bons administradores dos maus. (Afinal, se não conseguimos organizar a nós mesmos, como confiarão em nós para organizar outras pessoas?)”. (Avaliação Gerencial – Administração do Tempo).

Ainda devemos nos lembrar que quando “o profissional alcança o nível de alta gerência e diretoria, sua capacidade técnica é menos exigida. Os conhecimentos humanísticos e culturais tornam-se mais importantes” (JOAO BATISTA LODI).

O quadro abaixo ilustra essa questão:

Com efeito, à medida que sobe na escala acima, o gerente é obrigado a ler mais, a reunir-se mais, a ouvir mais, a informar-se mais, a orientar e desenvolver pessoas, e, para tanto, terá de investir algum tempo para poder planejar e controlar seu tempo.

Mas veja-se que “não existe uma distribuição ‘ideal’ de tempo, que se possa aplicar a todos os gerentes. Cada gerente deve saber o que mais lhe convém.” (ROSS A. WEBBER. Um guia para administração do tempo).

E, finalmente, vejamos este conselho de Peter Drucker, em O gerente eficaz:

A maioria das discussões sobre as funções do gerente começa com a advertência de planejar o próprio trabalho. Isso soa eminentemente plausível. A única coisa errada a respeito é que isso raramente funciona. Os planos sempre ficam no papel, sempre permanecem boas intenções. Raramente se transformam em realidade. [Grifamos.]

Gerentes eficazes, pelo que tenho observado, não começam pelas suas tarefas. Começam pelo seu tempo. E não iniciam com planejamento. Iniciam sabendo onde seu tempo é realmente empregado. Depois tentam controlar o tempo e cortar demandas improdutivas desse tempo. Finalmente, consolidam seu tempo “arbitrário” em unidades com a maior continuidade possível. Esse processo de três etapas:

• observar o tempo,
• controlar o tempo, e
• consolidar o tempo

 ― é o fundamento da eficácia do gerente.

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Só trabalho duro não resolve o problema do tempo

Administrar o tempo não é apenas fazer mais rápido o que você já faz, mas simplificar. 

Reduzir suas opções de escolha.

(MÁRIO PERSONA)

SAM DEEP & LYLE SUSSMAN (Atitudes Inteligentes [Arranje mais tempo em seu dia]), relatam esse ponto interessante:

Quando fazemos seminários sobre a administração do tempo, em geral começamos perguntando aos participantes se eles concordam ou discordam da seguinte afirmação: “Eu poderia fazer mais se trabalhasse mais duro”. A maioria dos gerentes concorda. Em seguida, nós passamos a explicar a falácia de acreditar que o trabalho duro irá necessariamente resultar em bom trabalho. O trabalho duro resulta em fadiga; o trabalho inteligente resulta em produtividade. Desse modo, a meta de administrar melhor o tempo não consiste em trabalhar mais duro, mas em trabalhar com mais inteligência.

É preciso priorizar

O fato é que precisamos identificar as atividades mais importantes e concentrar nelas os nossos esforços (P. DRUCKER). Mas todos temos mais coisas a fazer do que jamais conseguiremos dar conta. Daí temos de fazer “escolhas” ― e isso quer dizer priorizar ― e nos sentirmos bem com as escolhas que fizermos (D. ALLEN).

Hoje em dia só o temporário é permanente

Vejamos estas assertivas de Stepehn Robbins sobre a instabilidade da vida gerencial:

No passado, gerenciar podia ser caracterizado por longos períodos de estabilidade interrompidos ocasionalmente por curtos períodos de mudança. Gerenciar, atualmente, seria mais descrito como longos períodos de mudanças constantes interrompidos ocasionalmente por curtos períodos de estabilidade! O mundo que a maioria dos gerentes e empregados enfrenta hoje é de temporariedade permanente. Os próprios trabalhos que os empregados desempenham estão num estado de fluxo permanente, portanto eles precisam atualizar continuamente seu conhecimento e habilidades para executar os novos requisitos do cargo.

E mais estas sobre as pressões de tempo impostas a quem decide, que “furam” qualquer método de administração do tempo:

Organizações impõem prazos para as decisões. (...) quase todas as decisões importantes vêm com prazos explícitos. Estas condições criam pressões de tempo para os tomadores de decisões e frequentemente tornam difícil, se não impossível, juntar todas as informações eu eles pudessem gostar de ter antes de fazer uma escolha final. O modelo racional ignora  realidade de que, em organizações, decisões vêm com restrições de tempo.

[ROBINS, 1999]

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As interrupções são naturais

Veja ainda que as interrupções são naturais, pois

As demandas de tempo não aparecem na sua vida enfileiradas, com bandeirinhas contendo as prioridades pré-estabelecidas. Em geral assemelham-se a uma multidão desorganizada, invadindo o seu espaço ao mesmo tempo e competindo por sua atenção.

(DRU SCOTT. Apud Rosa A. Krauzs)

E também preciso ter claro que

O dia de um gerente não transcorre por segmentos perfeitamente ordenados, mas sim distribui-se de maneira fragmentada e dinâmica: um minuto dedicado a isto, vinte segundos dedicado àquilo, uma hora ocupado por uma reunião. Dentro de cada período de tempo discutem-se múltiplos temas. Um subordinado chega e formula uma pergunta sobre o controle de qualidade; seu chefe dá-lhe a respostas, mas aproveita a oportunidade para perguntar sobre o orçamento do próximo ano e para dar algumas informações explícitas acerca da produção da semana anterior. Todas estas atividades podem ser difíceis de inventariar e ainda mais difíceis de desenredar para elaborar uma síntese.

(ROSS A. WEBBER. Um guia para administração do tempo)

Trabalhos inacabados e procrastinação [1]

Lista de “coisas a fazer” – Lugar de estacionamento de decisões relativas

a providências incômodas que precisam ser tomadas e depois

implementadas em algum momento do futuro indefinido.

(De um divertido glossário preparado por EILEEN C. SHAPIRO)

Mas concentre-se no que estiver fazendo, pois

Não é o trabalho duro, mas sim a dúvida e o temor que provocam ansiedade ao se constatar, após o retrospecto de um mês ou de um ano, que nos sentimos oprimidos pela quantidade de tarefas inacabadas.

(CHARLES E. HUMMEL. Apud Rosa A. Krauzs)

Há dois tipos de pessoas: aquelas que são simultâneas e aquelas são sucessivas. As pessoas sucessivas só podem se concentrar num assunto por vez, passando para o segundo uma vez terminado o primeiro ou que o tenham conduzido até onde seja possível no momento. Pelo contrário, as pessoas simultâneas podem passar de um problema a outro e a outro e de volta ao primeiro sem se atrapalharem durante o processo. Quem deseja ser gerente de êxito deve se tornar simultâneo. Quase todo o tempo de um gerente está dedicado a solucionar vários assuntos que se apresentam simultaneamente ou muito próximos uns dos outros. A menos que se tenha a habilidade de passar de um assunto a outro rapidamente, o provável é que não se chegará a ser um gerente feliz ou competente. As pessoas sucessivas ser darão melhor como profissionais independentes, que gozam de maior controle sobre seu dia.

(ROSA A. KRAUSZ)

Supere a procrastinação em tarefas que não gosta, se dê um prêmio ao completá-la.

.............................................................................

Ninguém tem uma vida 100% de prazeres ou 100% detestável, a vida é difícil e você não vai achar um trabalho ideal porque não existe. Aceite o fato que você é um ser humano e sempre vai ter que lidar com algo que o desagrade, no dia em que você falar para você mesmo: “Eu odeio fazer isto, mas tenho que fazê-lo já e me livrar logo” você vai se livrar também da ansiedade, do stress e da culpa em adiar e ser mais eficiente.

(MARCELO THALENGERG. Tempo = Vida – Culpa ou Desculpa?)

Inesperados acontecem

Inesperados acontecem ― e alguns humoristas organizacionais chegar a dizer que ocorrem mais do que o “programado”.

Daí que se deve deixar um espaço na agenda para eles. Ou seja: “programar-se para o inesperado”.

E ter clareza disto:

O inesperado pode ser muito mais importante, e, portanto, deve ter um “espaço” programado na agenda do executivo.

(LUIZ A. COSTACURTA. Tempo do executivo: o que há de novo?)

Sempre esperam que tudo vá correr bem. E, como todo gerente sabe, nada vai sempre bem. O inesperado sempre acontece ― o inesperado é, aliás, a única coisa que devemos certamente esperar. E raramente é uma surpresa agradável.

(PETER F. DRUCKER. O Gerente Eficaz. [Ele conhece o seu tempo])

Uma decisão, portanto, tem de ser tomada sobre as tarefas que merecem prioridade e as que são de menor importância. O único problema é quem vai tomar a decisão ― o gerente ou as pressões.

(PETER F. DRUCKER. Op. cit.)

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Concentrar-se nos objetivos, não nos problemas [2]       

“Eu estou enfrentando uma oportunidade difícil de resolver.”

Oscar B. Ferebee Jr., presidente da Goodman Segar and Hogan Residential Sales Corporation, me descreveu este Erro Fatal quando comentou: “Uma razão para a falta de eficiência da parte de muitos gerentes é porque se preocupam com problemas de pouca importância”.

Quando eu lhe perguntei exatamente o que queria dizer, ele respondeu que tinha observado que muitos gerentes gastam até 90% do seu tempo tratando de problemas que somente influem em 10% de sua produtividade. Em muitos casos, eles ficam tão envolvidos com os problemas que perdem totalmente de vista os seus objetivos.

(W. STEVEN BROWN. 13 Erros Fatais que os gerentes cometem ― e como evitá-los.

São Paulo: Maltese, 5a. edição, 1995)

Administração por crises (Estilo bombeiro)

As crises, como os incêndios, poderão ser evitadas através do planejamento sistemático das ações, da análise de suas causas e do estabelecimento de medidas preventivas para evitar que se repitam no futuro.

Mas quem está sempre resolvendo crises não “encontra” tempo para planejar, nem para pensar em prevenção.

Tanto no trabalho como nas outras áreas da nossa vida, as crises resultam da falta de providências em tempo hábil.

Toda a vez que estiver diante de uma crise, pergunte-se e pare para pensar o que poderá fazer para  que esta não se repita. Prevenir é mais fácil, mais rápido e mais barato que remediar.

(ROSA A. KRAUSZ. Administração Eficaz do Tempo)

[1] Sobre este ponto, veja este ótimo artigo de Stephen Kanitz: http://www.kanitz.com.br/veja/acabativa.asp

[2] Lembre-se também do princípio de Pareto (regra 80 X 20): 80% das consequências advém de 20% das causas. No caso aqui, isso significa dizer que em 20% dos fatores estão 80% dos resultados (ou problemas).

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Atividade

 Instrutor Guima

Caras(os):

A revista ÉPOCA trouxe uma reportagem sobre a TRÍADE DO TEMPO , cujo link vem logo abaixo, que fala da divisão do nosso tempo em coisas importantes, urgentes ou circunstanciais. 

Mas antes faça um teste sobre como você está dividindo o seu tempo. Aqui, neste link: http://goo.gl/08oKgF

Linkoteca

Artigo

• Vencendo o relógio - Revista Época - aqui: http://goo.gl/ZsIUs9

E-books

• No site http://www.vocecommaistempo.com.br/ estão disponíveis 2 e-books sobre administração do tempo. Confira: ​
  • Você tem tempo para você?: http://goo.gl/jDkztM
  • Administração do tempo: http://goo.gl/EwPLkI​

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Referências

Livros

 ALLEN, David. Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress. Rio de Janeiro, Editora Campus, 2001

 JENSEN, BILL. O guia da simplicidade. Rio de janeiro, Editora Elsevier, 2004

 KÜSTENMACHER, Werner Tiki; SEIWERT, Lothar J. Simplifique sua vida. São Paulo, Editora Fundamento, 2004

 KRAUSZ, Rosa A. Administração eficaz do tempo. TPD/IOB. São Paulo, IOB, s/d

 MARINS FILHO, Luiz Almeida. Administração hoje.[Não dá tempo!] Harbra, SP, 1998.

 ROBBINS, Stephen P. Comportamento Organizacional. Trad. Christina Ávila de Menezes — Rio de Janeiro: LTC, 8a. ed., 1999

SCHLENGER, Sunny & ROESCH, Roberta. Organize-se!. Trad. Nivaldo Montingelli Jr. São Paulo: Harbra, 1992.

 FOLHA DE S. PAULO – Série Sucesso Profissional. Como administrar o tempo. São Paulo, Publifolha, 1999.

 Jornais e Revistas

 MALONE, Thomas W. Tecnologia leva a gestão descentralizada. FOLHA DE S. PAULO. Seção Dinheiro. 31.10.2004.

 Sites

 MENCONI, Darlene. Istoé – Edição 1850 – Em busca do tempo

Site da revista ISTOÉ — Visitado em 26.03.2005

 THALENBERG, Marcelo. Tempo = Vida — Culpa ou Desculpa

Site palestrarte.com.br — Visitado em 28.03.2005

 NEEDLEMAN, Jacob. O tempo voa

Apud Site de Franciane Ulaf— Visitado em 28.03.2005

 ULAF, Franciane – Administração do tempo

Site da autora - Visitado em 06.04.2005 (a)

Site da autora — Visitado em 06.04.2005 (b)

 ALVARÃES, Alberto. Considerações sobre a administração do tempo.

Site carreiras.empregos.com.br - Vistado em 27.03.2005

BELLUZZO, Regina Célia Baptista. A Educação na Sociedade do Conhecimento.

Site www.usc.br - Visitado em 28.09.2004

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